Visszaélés-bejelentési szabályzat

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

1.Bevezető rendelkezések

Az ADLER-TRANS Kft. (a továbbiakban: Társaság) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről valamint a visszaélések bejelentéséről szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18. § (1) bekezdése szerinti kötelezettségének eleget téve a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információk, valamint az általa belső szabályzatokban megállapított magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélés- bejelentési rendszert hoz létre.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével a Társaság bejelentésvédelmi ügyvédet bízott meg. A bejelentésvédelmi ügyvéd neve, elérhetősége:

dr. Homoki Anna ügyvéd (székhely: 1223 Budapest, Rákóczi út 14/A fsz. 3., e-mail: dr.homoki.anna@gmail.com, tel: tel:+36308603932, ügyvédi kamarai azonosító szám: 36072408)

A Társaság a visszaélés-bejelentési rendszer használatával és működésével összefüggésben, az ezekkel kapcsolatos belső eljárásrendek és szabályok meghozatala érdekében az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja.

II. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, FOGALMAK

2.1. A Szabályzat célja

2.1.1. A jelen Szabályzat célja, hogy a Társaság a működését érintő Visszaélésekkel kapcsolatban egy olyan visszaélés-bejelentési rendszert alakítson ki, amely megfelel a Panasz tv. előírásainak, valamint hogy a Társaság bizalmas és biztonságos csatornát biztosítson a feltárt Visszaélések kivizsgálására és megszüntetésére, amely egyúttal megvédi a Bejelentőket az esetleges retorziókkal szemben.

2.1.2. A jelen Szabályzatban a Társaság kialakítja a Bejelentések hatékony vizsgálatának eljárásrendjét, a Bejelentő és a Bejelentésben érintett személyek személyes adatainak védelme érdekében betartandó intézkedéseket, azzal a céllal, hogy közérthető módon és világosan meghatározza bejelentésvédelmi rendszerét.

2.2. Fogalom meghatározások

Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a Foglalkoztatott a Foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Foglalkoztató: aki természetes személyt Foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Foglalkoztató számára és annak irányítása alatt Foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Bejelentés: Visszaélést tartalmazó szóbeli vagy írásbeli közlés, amelyet Bejelentő személy a visszaélés-bejelentési rendszerben a címzetthez eljuttat.
Visszaélés: bármely olyan tett vagy mulasztás, mely ellentétes a Társaságra, illetve a Foglalkoztatottakra irányadó jogszabályokkal, a Társaság belső szabályzataival.
Bejelentő: az a személy, aki a Bejelentést a visszaélés-bejelentési rendszerben megteszi.
Bejelentésben érintett személy: a Bejelentésben érintett természetes személy vagy jogi személy.

2.3. A Szabályzat hatálya

Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamint — függetlenül a jogviszony jellegétől - valamennyi Foglalkoztatottjára (a továbbiakban együttesen: Foglalkoztatottak), továbbá mindazokra, akik a Panasz tv., illetve a jelen Szabályzat 6.1. pontja alapján a Társaság működése során tapasztalt Visszaélések bejelentésére jogosultak.
Tárgyi hatály: A Szabályzat hatálya kiterjed mindazon bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek kapcsán más jogszabály alapján nem más szerv jogosult és köteles eljárni.
Időbeli hatály: Jelen Szabályzat és rendelkezései 2025.03.01. napján lépnek hatályba, és határozatlan ideig hatályosak. A Szabályzat esetleges jövőbeli módosításai a módosítások közzététele napjától hatályosak.

III. VISSZAÉLÉS BEJELENTÉSRE OKOT ADÓ KÖRÜLMÉNYEK

A Bejelentés tárgya
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb Visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

IV. A TÁRSASÁG BEJELENTÉS VÉDELMI RENDSZERE

4.1. A belső visszaélés-bejelentő rendszert a Társaság külső közreműködő - bejelentővédelmi ügyvéd bevonása mellett hozza létre és működteti. A Társaság a tevékenységével összefüggő bejelentések fogadásával és kezelésével kapcsolatos feladatok ellátására ügyvéddel (a továbbiakban: bejelentővédelmi ügyvéd) megbízási szerződést kötött a bejelentővédelmi ügyvédi tevékenység folytatására.

4.2. A belső visszaélés-bejelentő rendszer működésnek kereteit jelen Szabályzat határozza meg. A Szabályzat keretei között a bejelentővédelmi ügyvéd önállóan határozza meg a kivizsgálás módszerét, kiválasztja a szükség esetén meghallgatásra kerülő személyek körét és a szükséges bizonyítási eszközöket. A vizsgálatok lefolytatására a Társaság köteles olyan elkülönített helyiséget biztosítani, ahol a meghallgatás technikai feltételei és a résztvevő személyek személyiségi jogainak védelme teljeskörűen biztosítható.

V. A BEJELENTÉSRE JOGOSULTAK

5.1. A Bejelentésre jogosultak köre

Bejelentést tehet

a) a Foglalkoztató által Foglalkoztatott,
b) az a Foglalkoztatott, akinek a Foglalkoztatónál fennálló Foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
c) a Foglalkoztatóval Foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben Bejelentést tehet továbbá

a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
b) a Foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
c) a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
d) a Foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
e) a Foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Foglalkoztatóval megszűnt.

VI. A BEJELENTŐK ADATSZOLGÁLTATÁSA, ILLETVE A RÁJUK VONATKOZÓ SZEMÉLYESADAT-KEZELÉS

6.1. A Bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. A Bejelentő a Bejelentésének megtételekor külön kérheti személyes adatainak (nevét és a beazonosításához szükséges adatokat) nyilvánosságra hozatalát.

Jogi személy Bejelentő a Bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a Bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.

6.2. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,

b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

6.3. A Bejelentőkre, továbbá a Bejelentéssel érintett más személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatást a Bejelentővédelmi ügyvéd adatkezelési tájékoztatója tartalmazza, melyet a Bejelentővédelmi ügyvéd a Bejelentő, illetőleg az ügyben érintett személyek rendelkezésre bocsát az első kapcsolatfelvételkor.

VII. A BEJELENTÉS

A Bejelentés módjai

7.1. A Bejelentésre az alábbi módokon van lehetőség

a) szóban: telefonon a Bejelentővédelmi ügyvédnél a +36 30 860 3932-es telefonszámon hétköznapokon 9.00 és 12.00 óra között, vagy indokolt esetben a Bejelentés kezelésére kijelölt személlyel történt előzetesen egyeztetett időpontban.

b) írásban: elektronikus úton a dr.homoki.anna@gmail.com e-mail címre megküldve, illetőleg postai úton a dr. Homoki Anna 1223 Budapest, Rákóczi út 14/A fszt 3. címre megküldve ajánlott tértivevényes levélen.

7.2. Szóbeli Bejelentés esetén a Bejelentésről a Bejelentővédelmi ügyvéd írásbeli jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyv tartalmát a Bejelentő aláírás előtt megtekintheti, annak tartalmára kiegészítést, javaslatot tehet, amennyiben írásbeli elérhetőségét megadja. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli Bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

7.3. Szóbeli Bejelentés esetén a Bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű Bejelentés következményeire, a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

7.4. Az írásbeli Bejelentés előterjesztésének elősegítésére jelen Szabályzat 2. sz. mellékleteként „Bejelentési formanyomtatvány” minta kerül közzétételre, mely tartalmazza az eredményes, kivizsgálásra alkalmas Bejelentés tartalmi követelményeit. A minta használata nem kötelező, a Társaság a közzététellel elő kívánja segíteni a belső visszaélés-bejelentési rendszer működésének eredményességét. Az írásbeli Bejelentés kézhezvételéről a bejelentővédelmi ügyvéd 8 napon belül visszaigazolást küld. A visszaigazolás keretében a Bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasz tv. és jelen Szabályzat szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról. A bejelentővédelmi ügyvéd a jelen pontban rögzített tájékoztatásnak a jelen Szabályzat átadásával tesz eleget.

VIII. A Bejelentés tartalma

8.1. Amennyiben a Bejelentő a Bejelentés során nevét és elérhetőségét nem adja meg, tudomásul veszi, hogy a Panasztv-ben foglaltak alapján Bejelentésének vizsgálata mellőzésre kerülhet.

8.2. A Bejelentésben a Bejelentőnek szükséges előadnia a Bejelentésre való jogosultságának okát (pl. munkaviszony fennállása). A Bejelentésben annak kivizsgálása és a szükséges intézkedés megtétele érdekében a Bejelentőnek kellő részletességgel kell előadnia az általa tapasztalt és a Bejelentése alapjául szolgáló Visszaélés vagy sérelem körülményeit. Ennek keretében szükséges előadnia, hogy

- mely szervezeti egységet, kit érint a Visszaélés,

- miben nyilvánul meg a Visszaélés;

- amennyiben ismert, a Visszaélés elkövetőjének beazonosításához szükséges adatok;

- mikor történt a Visszaélés;
- jelenleg is folyamatban van-e a Visszaélés.

Amennyiben a Bejelentésnek voltak előzményei (pl. a Bejelentő a Visszaélést már korábban is jelezte), szükséges erről is nyilatkozni a Bejelentés során.

8.3. Abban az esetben, ha a Bejelentőnek a Visszaéléssel kapcsolatban bármilyen dokumentum, vagy más, a Bejelentését alátámasztó bizonyíték rendelkezésére áll, a kivizsgálás eredményessége érdekében javasolt ezt is csatolnia.

8.4. A Bejelentés megtételekor a Bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a Bejelentést jóhiszeműen teszi, továbbá azokról a körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

8.5. A bejelentés megtétele jogszerű, ha

a) a bejelentő a bejelentését a 7.1. pont szerinti módok valamelyikén, a Panasztv.-ben és jelen szabályzatban meghatározott szabályok szerint tette meg,

b) a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és

c) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

IX. A VIZSGÁLAT MENETE

9.1. A Bejelentés alapján a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető:

a) a Bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg,

b) a Bejelentést nem a jelen Szabályzat 5. pontja szerint erre jogosult személy tette meg,

c) a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi Bejelentéssel azonos tartalmú Bejelentés, illetve

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a Bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

9.2. Amennyiben a 9.1. pontban foglalt esetek egyike sem áll fenn, a Társaság nevében a bejelentővédelmi ügyvéd a Bejelentés alapján a vizsgálatot elrendeli.

9.3. Amennyiben a Bejelentés vizsgálatának mellőzésére a 9.1. pontban foglalt okból nem kerül sor, a Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kell kivizsgálni. A fenti határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A Bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő szerinti erről történő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 hónapot.

9.4. A kivizsgálás során a bejelentővédelmi ügyvéd

a) fogadja a megbízó tevékenységével összefüggő bejelentéseket,

b) jogi tanácsadást nyújt a bejelentőnek a bejelentés megtételével kapcsolatban,

c) kapcsolatot tart a bejelentővel, tőle a bejelentés kivizsgálása érdekében szükség esetén tájékoztatást, felvilágosítást kérhet,

d) közreműködhet a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásában, és

e) kérésére írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, különösen a bejelentés alapján indult vizsgálat eredményéről, a megbízó által megtett intézkedéséről vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról.

A bejelentővédelmi ügyvéd a bejelentést a Társasághoz továbbítja, de a Bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében a Bejelentésnek a Bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot nem tartalmazó kivonatát küldi meg a megbízónak, kivéve, ha a Bejelentő előzetesen, írásban hozzájárult személyes adatai továbbításához. Ha a bejelentés a Társaság vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a bejelentővédelmi ügyvéd a Társaság felügyelőbizottságát, könyvvizsgálóját, a megbízó legfőbb döntéshozó szervét vagy a tulajdonosi jogok gyakorlóját köteles a bejelentésről haladéktalanul értesíteni.

9.5. A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a Visszaélések orvoslására.

9.6. Ha a Bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről. A feljelentést a bejelentővédelmi ügyvéd tájékoztatása alapján az ügyvezető jogosult megtenni. Amennyiben az ügyvezető a feljelentéssel érintett cselekményben érintett, úgy a Társaság legfőbb szerve határoz a feljelentés megtételéről.

9.7. A Bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a jelen szabályzat szerint a Bejelentésről. A Bejelentésben érintett személy tájékoztatása mellőzhető, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását. Ebben az esetben a tájékoztatás később történik meg.

9.8. A Társaság a Bejelentés alapján indult eljárás egésze alatt biztosítja, hogy a Bejelentésben érintett személy a Bejelentéssel kapcsolatos álláspontját — akár jogi képviselője útján is — bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támaszthassa alá.

9.9. A Társaság a Bejelentés vizsgálata során minden esetben tisztességesen, az egyenlő bánásmód követelményének és az ártatlanság vélelmének érvényesülése mellett, pártatlan és független módon jár el.

9.10. Vizsgálati eszközök

- A Bejelentés kivizsgálása során elsősorban a Bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat kell értékelni. Szükség esetén a kijelölt személy meghallgathatja a Bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanúkat. A Bejelentéssel érintett személy(ek) és a tanúk nyilatkozata önkéntes.

- Amennyiben a vizsgálathoz olyan társasági adatokra van szükség, amelyekkel a kijelölt személy nem rendelkezik, a hatáskörrel rendelkező munkahelyi vezető/osztályvezető ezt köteles rendelkezésre bocsátani.

9.11. A vizsgálat során a bejelentővédelmi ügyvéd birtokába került valamennyi adat és információ bizalmas adatnak minősül. Az adatokat és információkat a bejelentővédelmi ügyvéd kizárólag a vizsgálat céljára használhatja fel, ezeket mással nem oszthatja meg. A vizsgálati eszközök tartalma a vizsgálatban részt vevők (érintett, tanúk, vezető munkavállalók vagy tisztségviselők) részére csak annyiban osztható meg, amennyiben ez a vizsgálat eredményessége érdekében szükséges.

9.12.Amennyiben a bejelentővédelmi ügyvéd rendelkezésére álló vizsgálati eszközök alapján a tényállás nem deríthető fel, erről a Bejelentőt haladéktalanul értesíteni kell, és javasolni kell részére, hogy amennyiben a Bejelentésében foglaltakat továbbra is fenntartja, forduljon a hatáskörrel rendelkező állami szervek vagy bíróság felé.

9.13. A visszaélés-bejelentési rendszerben iratnak minősül minden, a Bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított, vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, a vizsgálattal kapcsolatos feljegyzések, jegyzőkönyvek, felvételek, valamint az intézkedés is. A visszaélés-bejelentési rendszerben az iratok iktatását, másolását, őrzését a bejelentővédelmi ügyvéd végzi. A Bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás lezártát követő öt évig kell őrizni. Ezt követően azokat meg kell semmisíteni.

X. INTÉZKEDÉSEK

10.1. A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes cselekmény, vagy mulasztás, illetve Visszaélések orvoslására.

10.2. Amennyiben a vizsgálat alapján a bejelentővédelmi ügyvéd a Bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg és további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a Társaság nevében lezárja.

10.3. Ha a Bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, a Társaság a bejelentővédelmi ügyvéd javaslatára az ezzel kapcsolatos eljárási szabályok betartása mellett intézkedik a feljelentés megtételéről.

10.4. Amennyiben a Bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem szolgál büntetőeljárás alapjául, ugyanakkor a vizsgálat során a bejelentővédelmi ügyvéd azt állapítja meg, hogy az jogszabályba vagy a Társaság belső szabályzatainak rendelkezésébe ütközik, intézkedési javaslatot (pl. további belső vizsgálat lefolytatása, felelőssel szembeni eljárás kezdeményezése) terjeszt a hatáskörrel rendelkező munkáltatói joggyakorló, vagy a Társaság legfőbb szerve felé. A hatáskörrel rendelkező szerv megállapítja a Visszaélést elkövető személy(ek) felelősségét.

Ezen személlyel (személyekkel) szemben a Társaság, mint munkáltató munkáltatói intézkedés alkalmazására jogosult az Mt.-ben és a munkaszerződésben foglaltak szerint. Amennyiben az intézkedés megbízási jogviszonyban álló személlyel szemben indokolt, úgy a vezető tisztségviselő jogosult az intézkedés meghozatalára. Vezető tisztségviselővel szemben a legfőbb szerv jogosult intézkedni.

10.5. A Társaság a Bejelentés kivizsgálását követően írásban (postai-, vagy elektronikus levélben) tájékoztatja a Bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint az általa megtett intézkedésekről.

XI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen Szabályzatban foglaltakat a Panasz tv. és az Mt. rendelkezéseivel összhangban kell értelmezni.

Mellékletek

bejelentési-formanyomtatvány.docx (27.38 KB)